Desempenho Empresarial (Business Intelligence)

Artigo publicado por Alexandre do Monte Lee em 27 de Maio de 2010

As empresas no geral e os responsáveis pelos sistemas de informação (CIO) em particular enfrentam actualmente os seguintes desafios:

• Ter enfoque apenas na eficiência organizacional já não é suficiente;
• O volume de dados e informação cresce de forma exponencial e exige séria atenção e vigilância;
• Alinhamento e proximidade entre os dados (BI) e os processos (BPM);
• Aumento do número de dimensões de análise de dados requerido pelo negócio.

Business Intelligence designa o conjunto alargado de aplicações e tecnologias de forma a pesquisar, armazenar, analisar e permitir acesso a dados e informação para apoiar os responsáveis das organizações a tomar melhores decisões e a monitorizar o desempenho da sua organização de uma forma eficiente. Dentro das áreas de Business Intelligence com vasto potencial de aplicação destacam-se: planeamento e controlo orçamental, monitorização estratégica, exploração de informação analítica, segmentação de clientes, desempenho de processos e soluções de prevenção e combate à fraude.

Factores Chave de Sucesso

Os principais factores chave de sucesso associados à implementação de uma solução de Business Intelligence são:

• Usabilidade e flexibilidade oferecida ao decisor pela plataforma, no que diz respeito ao reporting, dashboards, scorecards e análise multidimensional;
• Controlo de divulgação de informação através de perfis de acesso bem definidos;
• Capacidade para alimentar e centralizar de forma consistente, sistemática, estruturada, verdadeira e completa toda a informação de cariz operacional em bases de dados informáticas. Caso contrário, criam-se “ilhas” de informação difíceis de correlacionar o que acabará por resultar em muitos casos na falta de transparência e de credibilidade dos dados extraídos a partir da plataforma de Business Intelligence;
• Envolvimento e comprometimento da equipa de gestão de topo e decisores na iniciativa e não apenas do responsável e equipa de sistemas de informação;
• Entender que uma iniciativa de Business Intelligence é uma ferramenta de gestão e de apoio à decisão ao serviço da organização e não meramente uma plataforma informática.

Implementação da Solução

A implementação de uma solução de Business Intelligence deve ser essencialmente composta por 2 fases: a definição de requisitos e o desenho e desenvolvimento da infra-estrutura tecnológica de suporte à solução.

Na fase de definição de requisitos, deve ser identificada a informação que se pretende obter, o que se pretende medir e o que se pretende gerir, nas vertentes de apoio à tomada de decisão e desempenho organizacional. O envolvimento e comprometimento da equipa de gestão e dos diversos decisores dentro da organização é preponderante nesta fase, assegurando que a solução final responde às necessidades de controlo de gestão e de monitorização estratégica.

Na fase de desenho e desenvolvimento da infra-estrutura tecnológica de suporte à solução devem ser utilizados os componentes tecnológicos que asseguram o cumprimento dos requisitos identificados na primeira fase. São envolvidos nesta fase, além da equipa de gestão e dos decisores dentro da organização, a equipa de sistemas de informação, fornecedores externos de sistemas de informação e todos os colaboradores que possuam conhecimento sobre as várias fontes de informação necessárias. A arquitectura da solução assenta sobre 3 camadas principais:

Integração de Dados e Aplicações uma vez identificadas as fontes de informação (bases de dados, aplicações, sistemas externos, portais) existentes e relevantes para a informação requerida pelos gestores e decisores, são implementados os mecanismos de integração com os vários repositórios e aplicações e os  motores de extracção e transformação de dados.

Plataforma de Business Intelligence camada nuclear da solução, assegura o repositório (Data WareHouse) onde é injectada a informação da camada inferior, as configurações de segurança de acesso à informação e  a construção de estruturas e entidades associadas ao negócio. Esta camada foca-se em 3 vertentes:

• Reporting: disponibiliza mapas e relatórios pré-definidos ou baseados em queries ad-hoc efectuadas pelos utilizadores;
• Dashboards: disponibiliza painéis de bordo/navegação e Scorecards com indicadores de desempenho (KPIs) e alertas de monitorização;
• Análise:  disponibiliza mecanismos de análise multidimensional, através de ferramentas de Data Mining e Cubos OLAP.

(Canais de) Apresentação camada ao nível do utilizador, que tem à sua disposição, através de vários canais como portais, sítios institucionais, e-mail, telemóvel, ferramentas Office, informação que necessita para apoio à decisão e monitorização de desempenho organizacional. Na camada de apresentação podem ser criados canais para entidades externas, clientes, parceiros e fornecedores, geralmente através de portais, disponibilizando informação relevante para uma melhor colaboração entre as partes.

Beneficios da Solução

Os principais benefícios associados à implementação de uma solução de Business Intelligence são:

• Redução na utilização de relatórios em suporte físico em favor de ecrãs de monitorização de negócio, com poupanças de custos de papel e de impressão;
• Tomadas de decisão mais céleres, uma vez que a informação é disponibilizada em tempo real, eliminando o desfasamento entre o que está a acontecer no negócio e a informação que se encontra disponível aos decisores;
• Tomadas de decisão mais acertadas, por ser possível ter ao dispor e analisar mais informação. A organização ganha conhecimento adicional devido à capacidade de análise multidimensional oferecida pela plataforma de BI;
• Centralização da informação, tratada e consolidada, num único sistema de controlo de gestão, através da criação de mecanismos de consolidação de informação proveniente dos vários sistemas operacionais da organização;
• Maior capacidade de monitorização do desempenho da organização, dada a capacidade do sistema responder dinamicamente a todas as questões de negócio colocadas pelos decisores, desde o nível da unidade de negócio até ao nível de um processo ou sub-processo específico dentro da unidade. Associada a esta capacidade de monitorização encontra-se uma maior transparência na forma como a organização opera, abrindo a possibilidade de divulgação de informação através dos portais internos e institucionais;
• Eliminação de sistemas de reporting personalizados e associados directamente a cada sistema de informação existente na organização, uma vez que a plataforma permite a qualquer decisor criar relatórios dinâmicos e personalizados na hora.

Sobre o autor

Alexandre do Monte Lee é Partner e Administrador da Infosistema, responsável pela unidade de Consultoria de Negócio (Business Consulting). Licenciado em Engenharia Electrotécnica e de Computadores pelo Instituto Superior Técnico, é Microsoft Certified System Engineer (MCSE) e Project Management Professional (PMP).